אינטואיציה או החלטה מושכלת?

אינטואיציה או החלטה מושכלת?

ראיון עבודה המנוהל בחוסר מקצועיות מבזבז משאבים יקרים לשני הצדדים, מתסכל ופוגם בגיוס יעיל ואיכותי. מודל לביצוע ראיון מקצועי לגיוס עובדים לארגון על ידי מנהלים שאינם מתחום משאבי אנוש

גליה אלמליח - הרמן

 

 

בתחילת פגישתנו שיתפה אותי דנית, מנהלת משאבי אנוש בחברה טכנולוגית בדברים הבאים: “כחלק מתהליך הקבלה לחברתנו המועמדים עוברים מספר ראיונות. רוב המועמדים הם לתפקידים הנדסיים, לכן הראיונות מתקיימים על ידי מהנדסים בתפקידי ניהול ברמות שונות בארגון. רוב המנהלים שלנו חסרי ניסיון בביצוע ראיונות עבודה ומבססים בדרך כלל את הראיונות על תחושת בטן”.
האמנם? תהליכים והחלטות בנושא המהווה את אחד מאבני היסוד של הארגון נעשים על פי תחושת בטן/ אינטואיציה? אמנם לאינטואיציה כח רב, אך קבלת החלטה מהותית בעיקר על בסיס תחושת בטן אינה התנהלות מקצועית ולא תמיד מובילה לתוצאות הרצויות.
במאמר זה נציג מודל לביצוע ראיון מקצועי לגיוס עובדים לארגון על ידי מנהלים שאינם מתחום משאבי אנוש.


המשאב האנושי -Its all about people

זו אינה קלישאה, ההון האנושי הינו המשאב המרכזי עליו מבוסס הארגון. לכן השקעה בפיתוח ההון האנושי, הינה בעלת תשואה המכפילה עצמה תדיר ומהווה עבור ארגונים רבים מנוע צמיחה מרכזי. מכאן עולה חשיבותו של תהליך גיוס מוצלח של עובדים חדשים לארגון, באופן שיהיה גם אפקטיבי וגם ארוך טווח. 
ראיון המנוהל בחוסר מקצועיות מבזבז משאבים יקרים לשני הצדדים, מתסכל ופוגם בגיוס יעיל ואיכותי. על כן הגדרת תהליך מובנה (אך גמיש) יסייע לארגונים לחסוך זמן רב, יוריד את רמת התסכול של העובדים אשר לא מיומנים בביצוע ראיונות, יסייע בשמירת מוניטין החברה בקרב מועמדים ובעיקר יאפשר לגייס את המועמד הנכון והמתאים אשר יתרום מכישוריו לצמיחת הארגון לאורך זמן.


דייט בחשיכה
כמעט כל מנהל, נדרש בשלב מסוים לראיין מועמד לצוות שלו. הבעיה כאמור נובעת מכך, שמצד אחד רוב המנהלים אינם מראיינים מקצועיים ומצד שני, המנהל הוא זה שיעבוד בסופו של דבר עם המועמד ולכן עליו להיות שותף מרכזי בהחלטה לגבי העסקת המועמד. 
הריאיון הוא כ”פגישה עיוורת” בו כל צד מנסה להרשים את משנהו בסיטואציה מובנית ולא טבעית. המרואיין עושה את מירב ומיטב המאמצים ליצור רושם רציני ומקצועי לצד המודעות שיש מתמודדים נוספים, לעיתים לא פחות טובים, על התפקיד. גם המראיין אינו יושב על זרי הדפנה ונדרש לנצח על הדואט במיומנות מקצועית.
עליו לנצח על הריאיון הן בפן המקצועי - בחינת היכולות המקצועיות והאישיות של המועמד, הן בפן הניהולי - ניהול זמן הריאיון וחלוקת זמן הדיבור (פארטו) ובעיקר בפן האישי, בו נדרש לשמור על אווירה נעימה ורגועה, ליצור רושם חיובי על הארגון וכמובן להתנהג באופן מכובד לאורך הריאיון גם כשברור שהמועמד אינו מתאים לתפקיד.
כך שבסוף הריאיון על שני הצדדים לצאת בתחושה נעימה כשהמראיין חש כי קיבל את כל המידע, הנתונים והרשמים החיוניים על המועמד אשר יסייעו לו בגיבוש ההחלטה לגבי המשך גיוסו לארגון.
ביצוע ראיון עבודה, אם כן, דורש מהמראיין מיומנויות רבות ומורכבות המשלבות היבטים אישיותיים, ניהוליים ומקצועיים כשלמעשה, מראיינים רבים כלל לא הוכשרו לכך.
איך נכון לקיים ראיון מקצועי? מה רצוי לשאול? ולמה כדאי לשים לב?


אז מה לעשות? למקצע ולמסד
אפיינתם את התפקיד ובדמיונכם אתם כבר רואים את העובד שיתאים לכם כמו כפפה ליד. מיינתם עשרות קורות חיים וכעת אתם מתלבטים בין חמישה מועמדים אשר לפי קורות החיים שלהם, נראים מתאימים לתפקיד. כעת, כדי לגלות את רמת התאמת המועמד לצוות ולארגון, יש לזמן כל אחד מהם לראיון מקצועי. 
כמו בכל תהליך ארגוני, גם את תהליך גיוס יש לתכנן ולנהל כתהליך כולל, החל מהגדרת הצורך וכלה בקליטת העובד בארגון. המלצתנו אם כן היא למקצע ולמסד את תהליך גיוס העובדים גם בקרב המנהלים המקצועיים. מיסוד התהליך הוא אחת הדרכים היעילות לניהולו ולהשגת התוצאות הרצויות. להלן אציע תהליך בן ארבעה שלבים לגיוס עובדים עבור המנהל המקצועי. התהליך מבוסס על מודל קבלת החלטות, תוך מתן המלצות ודגשים לתהליך נכון ואפקטיבי.
מגדירים - מה רוצים? 
מנתחים את פרופיל התפקיד המקצועי והאישיותי שהגדרתם, תוך מתן דגשים לקריטריונים שחשוב לכם למצוא אצל העובד הפוטנציאלי כגון ניסיון, רמת השכלה ותכונות הדרושות להצלחה בתפקיד. רצוי לתעדף את הקריטריונים הנ”ל תוך הבחנה בין אלה שהם חיוניים לתפקיד לבין אלה הרצויים. בנוסף, מומלץ גם להגדיר מדדים של מה ייחשב כהצלחה הן בטווח הקצר והן בטווח הארוך.
ניתוח מקדים של פרופיל המועמד האידיאלי יסייע למקד את הריאיון ולהשקיע בדברים המהותיים וכך לקבל את המידע הנחוץ לגבי המועמד שלפניכם. 
איך מתאימים את הסיר למכסה? אוספים מידע!
מטרת שלב זה אם כן היא להוריד את מפלס העמימות ואי הוודאות על מנת לקבל החלטה לגבי גיוס מועמד באופן מושכל על בסיס מידע (ולא רק על בסיס אינטואיציה).
לכן, בשלב זה נתמקד באיסוף מירב המידע הרלוונטי שיסייע לנו בקבלת ההחלטה הנכונה ביותר. לכן, בחלק זה נתמקד בשאלה איך מעלים את תחושת הוודאות והיכולת לקבל החלטה באופן מושכל? איך מצליחים לאסוף מידע במהלך הריאיון בשלושה רבדים: רובד מקצועי, רובד אישיותי (תכונות) ורובד של מיומנויות?
ראשית, מתכוננים לראיון - כמו כל פגישה, שעל מנת שתהיה מוצלחת יש להתכונן אליה. הגדירו מטרות (מה מחפשים), תפוקות רצויות הן מהריאיון (המידע הנחוץ לקבלת החלטה) והן מהגיוס עצמו (מה יהווה הצלחה בתפקיד). הגדירו רשימת שאלות שיסייעו לכם לבחון את יכולת ההצלחה של המועמד בתפקיד (בשלושת הרבדים) ושנגזרות מהמשימות העתידיות שדורש התפקיד. בקשו דוגמאות מוחשיות לשאלותיכם, זה גם יסייע למועמד להביא את הנדרש לידי ביטוי וגם יפתח לכם צוהר לדרך בה התמודד המועמד עם מגוון מצבים. בנוסף, נסו להכיר את המועמד, עד כמה שניתן, טרם הפגישה. התעמקו בקורות החיים שלו והגדירו שאלות רלוונטיות.
שנית, מקשיבים לתשובות - מקשיבים לנאמר וגם למה שלא נאמר, לטון הדיבור ולשפת הגוף. כך למשל כדאי לשים לב כי אם התשובות לא ממוקדות או ארוכות מדי זה יכול להצביע על חוסר יכולת להבחין בין עיקר לטפל או לחילופין על ניסיון להתחמק משאלות קשות. אם זיהיתם התנהגות כזו, כדאי להתעקש עד לקבלת תשובה משביעת רצון לשאלתכם. בנוסף, כדאי לשים לב לאופן בו המועמד משיב על השאלות, האם הוא נלחץ? האם הוא מתחמק מקשר עין? האם הוא משדר חוסר בטחון או לחילופין בטחון עצמי מופרז? ועוד.
שלישית, מגדירים כלים ופלטפורמות  - מאחר וגיוס עובדים הוא תהליך רוחבי בארגון, המערב עובדים רבים, רצוי להגדיר כלים ופלטפורמות שיסייעו וימסדו את התהליך ויאפשרו מחד, כלי אחיד ואובייקטיבי יחסית  לקבלת החלטה על גיוס מועמד ומנגד, שימור וניהול הידע הארגוני בנושא. כך למשל הגדרת שאלונים פר-תפקיד וכן הגדרת תבניות ורשימות תיוג למשל למילוי בזמן הריאיון ולנימוק ההחלטה לגבי המועמד. ניתן גם למכן את התהליך באופן שיאפשר שיטתיות מתודולוגית. 
ניתוח ובחינת החלופות
אין ספק כי רצוי שמספר מועמדים ירואיינו לכל תפקיד ולא לסגור חוזה עם המרואיין הראשון, גם כשחשים שהזמן לחוץ ודחוק. תהליך ריאיון שיטתי יאפשר לנו, בין היתר, להשוות בין המועמדים באופן אובייקטיבי ורק אחר כך לשלב גם את ההעדפות האישיות, תחושת הבטן והאינטואיציה. בשלב זה רצוי לשקול עבור כל מועמד את העלויות - לא רק בהיבט המשכורות אלא יש לקחת בחשבון, למשל, גם זמן הסתגלות ולמידת התפקיד, את היתרונות והחסרונות של כל מועמד והשפעתם על צורכי המחלקה וכן את רמת תחושת הוודאות והביטחון שאנו מרגישים לגבי יכולות המועמד למלא, על הצד הטוב ביותר ולטווח ארוך, את התפקיד שלשמו הוא גויס. תהליך של ניתוח החלופות למעשה מאפשר להאיר ולחזק יתרונות וחסרונות של כל מועמד אל מול המועמדים האחרים ולקבל את המועמד שנראה הבוהק ביותר.
קבלת ההחלטה
לכאורה, כשכל הנתונים בידנו, שלב זה אמור להיות פשוט. אך כידוע המציאות מורכבת יותר. שכן לעיתים אין מועמד שהוא מועדף באופן מובהק, בגלל הבדלים ביתרונות, חוסר במידע ואלמנטים של סיכון ואי וודאות. אך מאחר ואנו זקוקים באופן דחוף לעובד יתכן ובשלב זה נעדיף להתפשר ולקחת את המועמד שנתפס בעניינו כ”רע במיעוטו”. 
בנוסף, כמו בכל החלטה גם בגיוס עובדים יש התערבות ושילוב של אלמנטים סובייקטיביים, למשל “כימיה” עם המועמד. ההחלטה אם כן מערבת גם תחושות בטן ושיקולים פסיכולוגיים-התנהגותיים. 
נמליץ בהקשר זה כי מאחר ומס’ מנהלים מראיינים את המועמד יש להגדיר את משקלם של המעורבים בהחלטה, שהרי ההשפעה על ההחלטה לגיוס מועמד מסוים אינה שווה בין כל המעורבים בתהליך.


השבחת  תהליך גיוס עובדים 
ארגונים משקיעים משאבים רבים בתהליכי גיוס עובדים ובצדק!
עם זאת, מועמדים עוברים היום מגוון ראיונות מקצועיים ולא רק אצל מנהלי משאבי אנוש ולכן יש לטפח גם את יכולתם של המנהלים המראיינים בתחום זה.  
ראיון מקצועי שהוכן היטב יש בכוחו לסנן את העובדים שאינם מתאימים. עם זאת, מומלץ גם לגלות גמישות מחשבתית - יתכן שהמרואיין לא מכיר את כל אשר הוגדר כנדרש לתפקיד כגון תפעול של תוכנה מסוימת, אך זיהיתם כי גלום בו הפוטנציאל להשלים פער זה בזמן קצר יחסית.
השבחת  תהליך גיוס עובדים, על ידי העצמת מיומנויות וידע המראיינים המקצועיים לצד מיסודו באופן מלא או חלקי, יוביל לייעול התהליך מחד ולגיוס המועמד המתאים ביותר מנגד. ראיון עבודה טוב יכול לשרת את הארגון בדרך למציאת המועמד האופטימלי שיישאר  לטווח ארוך.

*הכותבת היא יועצת ארגונית, מייסדת נוגט אסטרטגיות, בעלת ניסיון מוכח בליווי מנהלים וחברות ובהובלת תהליכי שינוי ושיפור ביצועים המניבים שיפור בתוצאות העסקיות. בנוסף, מעבירה מגוון סדנאות, הרצאות וימי עיון לחיזוק והעשרת מיומנויות שדרת הניהול והאפקטיביות הארגונית.  










פי.סי.חץ