תוכנית החלוקה

תוכנית החלוקה

המנכ”ל וההנהלה: חלוקת האחריות והסמכויות בארגון

זאב רונן

 

לפני זמן מה פנה אלי סמנכ”ל תפעול בחברה מסוימת וסיפר שהמנכ”ל מתקשר כל הזמן לכפיפים שלו (של סמנכ”ל התפעול) ונותן הוראות ישירות, לא פעם בניגוד לתכנון ולהוראות של סמנכ”ל התפעול. סמנכ”ל התפעול היה מגלה שניתנו הוראות סותרות רק בדיעבד, כאשר עקב אחרי הביצוע.
כאשר העלנו את הדברים בפני המנכ”ל, הוא טען שכך הוא מגביר את שליטתו בחברה כדי לשפר את הביצועים ולא היה ער לנזק שהוא גורם לארגון.
במסגרת פרק האבחון בחברה אחרת, ביקשתי מהמרואיינים שיציירו לי את המבנה הארגוני של החברה. סמנכ”ל אחד צייר את המנכ”ל וממנו קווים לכל העובדים בחברה. עובדת בכירה אחרת ציירה מסגרת גדולה ריקה ואמרה:”זה המבנה הארגוני”. שאר המרואיינים ציירו כל אחד תמונה שונה של ההירארכיה הארגונית.
תמונה דומה של חוסר בהירות וארגון בנושא חלוקת הסמכויות והאחריות קיימת בחברות רבות אתן עבדתי.
המנכ”ל הוא האחראי (במובן של “נותן דין וחשבון”, או Accountability) בפני רשויות החוק, בעלי המניות או מועצת המנהלים. לכן הוא חייב להבטיח שהחברה משיגה את מטרותיה ויעדיה ובראש ובראשונה רווח וחוסן. מובן שהאינסטינקט הראשוני שלו הוא להיות מעורב בכל דבר, ולנסות להוביל באופן אישי את כל התהליכים שמתרחשים בחברה.
מצד שני, יש לא מעט מצבים בהם המנכ”ל כלל אינו מעודכן במה שקורה תחתיו ומגלה באיחור רב, לעיתים כאשר כבר מאוחר לתקן, קטסטרופה כזו או אחרת.
איך המנכ”ל יכול להבטיח שהכל מתנהל באופן מיטבי, להתעדכן באופן שוטף אך בלי “לחתוך” את המנהלים מתחתיו?
נושא זה הוא קריטי כיוון שבאין חלוקת אחריות מסודרת, החברה כולה מתנהלת כספינה ללא קברניט. חברות וארגונים שמעוניינים לעבוד בצורה נכונה ורווחית צריכים לדאוג כי חלוקת האחריות והסמכויות בארגון יהיו נהירים לכל.
ההמלצה שלי:
הגדרת תפקידים. ראשית חשוב שתהיה הגדרת תפקידים ברורה המגדירה את האחריות של כל אדם בארגון, על אחת כמה וכמה המנכ”ל, הסמנכ”לים והמנהלים בדרגים הנמוכים יותר (מנהלי צוותים, מחלקות וכולי). הסמכות של כל בעל תפקיד נגזרת מתוך האחריות שהוטלה עליו והיעדים בהם הוא צריך לעמוד.
יעדים. לאחר שהוגדרה בבירור חלוקת האחריות ונגזרו הסמכויות האישיות של כל בעל תפקיד, על המנכ”ל להציב יעדי ביצוע ברורים ומדידים לחברי ההנהלה ולכל כפיפיו.
בקרה. המנכ”ל עובר על התוצאות הנמדדות בהשוואה ליעדים לפחות פעם בחודש. כאשר המצב רגיש אפילו פעם בשבוע. כאשר מתגלה בעיה או אי-עמידה ביעד באחת המחלקות של החברה, המנכ”ל ידע בדיוק עם מי מהכפופים לו להעלות את הנושא.
פעולה. כל אחד מחברי ההנהלה וראשי המחלקות מכין ומציג תוכנית פעולה בהתאם ליעדים שהוצבו לו ולתוצאות הנוכחיות של הפעילות. את התוכנית מציגים במסגרת פגישה אישית עם המנכ”ל או במסגרת ישיבת הנהלה.
בדרך זו המנכ”ל מעצים את כפיפיו, אינו מתערב בניהול הישיר שלהם ובאותו זמן שומר על בקרה מלאה ומוודא שהוא עומד ביעדיו והשגת המטרות שלו.
*הכותב הנו מייסד ומנכ”ל ‘מצוינות בעסקים’, בעל ניסיון ארוך ועשיר בניהול של חברות ויחידות עסקיות בארץ ובעולם ובהקמת מיזמים. 
פרטים נוספים: 0524-767531










פי.סי.חץ