קליעה למטרה

קליעה למטרה

מטרות אינן משהו שממציאים מחדש כל שנה. כיצד לתרגם את החזון של הארגון לפעולות בפועל שתשרתנה את מטרותיו באמצעות הכנת תוכנית עבודה?

זאב רונן

 


פנו אליי מחברה עסקית מצליחה שנקלעה למשבר זמני וביקשו שאבוא לסייע לשנות כיוון ובמקביל להתייעל. "בשמחה", עניתי, "נתחיל בהתייעלות". לאסוף כסף מהרצפה תמיד אפשר וגם צריך, אבל מה הכיוון? האם יש מטרות, חזון, תוכנית רב שנתית? "וואו", השיבו לי, "זה רעיון טוב".
פנו אליי מארגון חברתי גדול שאסייע להם להכין תוכנית פעולה לשנה הבאה. הם ביקשו להמתין מעט זמן עד שיחליטו איך לעבוד עם מרכזי הנוער שלהם. "מרכזי הנוער שלכם", ציינתי, "הם אמצעי, כלי למימוש המטרות, החזון. מהו החזון שלכם?", "זה נשמע נכון", השיבו, "אבל אתה מבלבל אותנו. חכה, נחשוב".
"בעוד יומיים יש לנו סדנה ברשות מוניציפלית. מעדכנים את התוכנית והיעדים הרב-שנתיים ובוחנים את התוכנית לשנה הקרובה". לפני שלוש שנים הם בנו תוכנית לחמש השנים הקרובות. התוכנית באה לשרת חזון שהוגדר קודם לכן. מאז, כל שנה בסתיו, בוחנים את התוכנית הרב-שנתית לאור המטרות ומציגים תוכנית מפורטת לשנה הקרובה. במהלך השנה אני בוחן יחד איתם את ההתקדמות לפי התוכנית.
שלוש הדוגמאות הנ"ל (כולן אמיתיות ומהזמן האחרון) ממחישות את ההתייחסות לנושא תוכנית העבודה במקומות שונים.
אנחנו ברגע האחרון להכין תוכנית לשנה הקרובה 
אנחנו נמצאים כארבעה חודשים לפני תחילת השנה הבאה וזה הזמן (למי שטרם עשה זאת) להכין את התוכנית לשנה הבאה.
תוכנית עבודה אמורה לשרת את המטרות של החברה. מטרות אינן משהו שממציאים מחדש כל שנה.
מעדכנים לפי הסביבה העסקית, אבל לא ממציאים כל שנה יש מאין.
אם אנחנו רוצים להתקדם בקו ישר, נדרש כיוון. הכיוון מוגדר על ידי המטרות הרב שנתיות של החברה.
ברגע שהגדרנו את המטרות שלנו לעוד חמש שנים, אנחנו הולכים אחורה לשנה הקרובה. מהמטרות לשנה הקרובה, נגזור תוכנית פעולה לאורך השנה.

קודם כל להגדיר מטרות רב שנתיות וחזון (מקווה שהמילה חזון לא גורמת לי לאבד אתכם) 
המטרות העסקיות, הרב שנתיות נגזרות מהחזון של החברה.
אני מכיר ויודע שחברות רבות עובדות בלי יעדים שנתיים, בלי מטרות רב שנתיות ואני יודע שכאשר אני כותב כאן שצריך לנסח חזון, איבדתי חלק גדול מקוראיי.
החזון מגדיר את הכיוון ארוך הטווח של החברה. לאן רוצים להתפתח, איך רוצים לצמוח.
אני לא אכנס כאן לכתיבת החזון (ראו מאמר שכתבתי בנושא לפני כשנתיים) אלא רק למטרות הרחוקות ומשם לשנה הקרובה.
אלי הורוביץ ז"ל, מייסד טבע, הטיף לקביעת המטרות מהעתיד אחורה. "כך", הוא אמר, "אנחנו קובעים לעצמנו מטרות מאתגרות, חולמים קדימה". למשל, מהיום נקבע מטרות לשנת 2021, ואז נלך אחורה לשנת 2020, 2019, 2018  ו-2017.
כאשר נסתכל על המטרה של המכירות או הרווחיות לאורך השנים נראה קפיצות מדרגה ונאלץ לתת פתרון לדרך, לא נשנה את המטרה.
התוכנית ארוכת הטווח בחברות עסקיות מתחילה בשורת הרווח ובמכירות. בתוכנית ארוכת הטווח נכניס דרישות מהפיתוח. התפעול יכין את התוכנית שלו כדי לשרת את המכירות ומכאן יגזרו פעולות הכרחיות, כמו השקעה בתשתית, רכישה של פעילויות או חברות, או פעולות אחרות להן נדרש טווח פעולה ארוך.

כיצד להכין את תוכנית העבודה לשנה הקרובה
המכירות מובילות את התוכנית (עוד רגע אתייחס לרווח). אחרי שקבענו את יעד המכירות לשנה הקרובה, נקבע את היעדים החודשיים.
כמובן, צריך לזכור שאין קפיצת מדרגה בינואר רק כי זו שנה חדשה. ינואר הוא המשך כזה או אחר של דצמבר. יש חגים ויש חופשות קיץ. לכן צריך לחלק את המכירות באופן מושכל לאורך השנה.
במידה ונדרשת קפיצת מדרגה, נתכנן אותה כמה חודשים קדימה כדי שנוכל לבנות אותה. צוות המכירות יכין תוכנית עבודה לעמידה בתוכנית המכירות (בחברות קטנות, הפעולה תיעשה בפורום מצומצם יותר).
התפעול משרת את המכירות ולכן נדרש להכין תוכנית עבודה שתוכל לספק את תוכנית המכירות.
הלוגיסטיקה או שרשרת האספקה יכינו את התוכנית שלהם בהתאם.
אחרי שכל היחידות מכינות את התוכניות שלהן, כולל העלויות הנדרשות, מרכזים את כל המספרים לתוכנית אחת.
זה המקום להסתכל על שורת הרווח הצפויה ולהגיב. האם הרווח מספק? או חלילה, נראה שהתוכנית מציגה הפסד?
דרכן של תוכניות רווח והפסד שהן אופטימיות. לכן חשוב לקחת שולי ביטחון או "בלתי צפוי מראש".
בכל מקרה, במידה ושורת הרווח של התוכנית אינה מספקת, הולכים אחורה ובוחנים שוב את כל חלקיה. בוחנים היכן נדרש שיפור ואיך עושים אותו.

החלק הטוב של הסיפור 
עבודה לפי תוכנית עם מעקב ובקרה מאפשרת לנו לזהות מהר היכן יש סטיות ממנה ולטפל בהן.
כאשר אנחנו עובדים עם תוכנית עבודה, יעדים מדודים לכל מחלקה, מעקב ובקרה, ומגייסים לשם כך את עובדי החברה, נצליח להגיע לתוצאות טובות יותר מהיעדים.

* הכותב הנו מייסד ומנכ"ל "מצוינות בעסקים", בעל ניסיון ארוך ועשיר בניהול של חברות ויחידות עסקיות בארץ ובעולם ובהקמת מיזמים. 
פרטים נוספים: 0524-767531 .  










פי.סי.חץ